Oletko sinä myös oma sihteerisi?

Moni meistä tekee töitä, jotka aikaisemmin kuuluivat sihteereille tai henkilöstöhallinnon ammattilaisille.

Kun työpaikoilla on säästetty, on hankittu uusia tietokoneohjelmia ja siirretty esimerkiksi työaikaraportointi, matkalaskujen teko, matkojen järjestely ja esitysmateriaalien laatiminen työntekijöille ja asiantuntijoille.

Aito HSO -sihteerien järjestöpäällikkö Maarit Rapp kertoo, että trendi on jatkunut pitkään. Työntekijät hoitavat yhä enemmän itseään koskevaa hallintoa.

– On yrityksiä, joiden edustajat kertovat ylpeinä, että heillä henkilöstö hoitavaa itse kaikki mahdolliset tehtävät.

Asiantuntija Seppo Saukkonen Elinkeinoelämän keskusliitosta sanoo, että tarkoituksena on ollut paitsi säästöt myös turhien työvaiheiden ja byrokratian vähentäminen ja asioiden hoitaminen ilman välikäsiä. Hänen mukaansa taustalla on ollut hyvä ajatus.

– Yksi kysymys vain on, toimivatko järjestelmät aukottomasti? Saukkonen miettii.

"Nämä hommat eivät
pysy päässäni"

Toimihenkilökeskusjärjestön STTK:n työympäristöasiantuntija Erkki Auvinen sanoo, että tekniikan ja ohjelmistojen kehittymisen ansiosta osa palkansaajille siirtyneistä tehtävistä on helppo ja nopea hoitaa. Toiset voivat olla pulmallisia.

– Jos henkilö tekee harvoin tiettyä tehtävää, hänelle ei kehity rutiinia. Näin voidaan mennä ojasta allikkoon, Saukkonen sanoo.

Auvinen on samaa mieltä. Jos työntekijä merkitsee ylitöitä vain kerran, pari vuodessa, ohjelma on joka kerta yhtä uusi.

Auvinen kertoo esimerkkejä työstään. Hänestä matkalaskujärjestelmää on helppo käyttää. Sen sijaan kuittien skannaaminen ja laskuun liittäminen on välillä ongelmallista. Koska ei kuitteja ole aina, hänellä ei ole niiden käsittelyyn liittyvää rutiinia.

– Päässäni ei pysy, miten nämä hommat hoidetaan, hän sanoo.

Auvinen tekee yhteistyötä kymmenen organisaation kanssa. Jokaisella on omia verkkosivuja, joille pääsee salasanoilla. Esimerkiksi kokousasiakirjoja ei välttämättä enää lähetetä muuten kuin tätä kautta.

– Alan olla vaikeuksissa salasanojen kanssa. Välillä ongelmana on myös, että sivuilla on kymmeniä liitetiedostoja, joita ei saa edes printattua. Siinäkin yhteydessä tulee mieleen, että on tämä mennyt väärään suuntaan, hän sanoo.

Kannattaako johtajan
tehdä sihteerin töitä?

Joissakin yrityksissä koko matkahallinto on siirretty matkaan lähtijälle.

– On ajateltu, että liikematkojen tilaus on muka helppoa netin kautta. Yritys saattaisi kuitenkin säästää pitkän pennin, jos työn tekisi ammattilainen joka todella osaa vertailla eri vaihtoehtoja ja pystyy tekemään työn tehokkaasti, Rapp sanoo.

Satunnainen varaaja ei ehkä löydä edullisinta tai muuten parasta vaihtoehtoa. Jos hän on epävarma, häneltä saattaa tuhrautua tehtävään paljon aikaa ja energiaa ja hän saattaa vielä matkaan lähtiessäänkin jännittää, sujuukohan kaikki hyvin.

Rappin mielestä yrityksissä olisi syytä laskea, kannattaako työ teettää keskipalkkaisella organisoinnin ammattilaisella vai paljon suurempaa palkkaa ansaitsevalla johtajalla tai asiantuntijalla?

Jos johtaja tai asiantuntija on näppärä, voi olla ehdottomasti parasta, että hän tekee itse vaikkapa power point -esityksensä. Kehnosti työkalut hallitsevalle esityksen teko voi olla tuskallista ja hidasta ja lopputulos saattaa olla kaukana yrityksen visuaalisesta ilmeestä.

Toisin kuin monella muulla, Auvisella on pelastus on viereisessä työhuoneessa: sihteeri, joka auttaa tarvittaessa. Tällöin tehtävän pähkäilyyn menee kuitenkin molempien työaikaa.

Ajansäästötyökalut
lisäävät kiirettä

Kustannusten kanssa painiskelevalle yritykselle voi olla helppo myydä ohjelmia, joiden kerrotaan säästävän jopa monta henkilötyövuotta. Uudistettuja versioita markkinoidaan yhä parempina. Saukkonen muistuttaa, että järjestelmän opetteluun tuhrautuu aina aikaa. 

Ajan säästöön tarkoitetut työkalut usein lisäävät kiirettä. Yleensä perustyö ei vähene, vaikka palkansaaja määrätään hoitamaan myös itseään koskevat hallinnolliset tehtävät.

Työntekijä voi joutua arpomaan, tekeekö hän työaikanaan varsinaista työtään vai täytteleekö ilmoituksia ja raportteja? Ei ole tavatonta, että palkansaaja jää ylitöihin voidakseen täyttää ylityöilmoituksen.

Auvinen arvioi, että jos henkilökunta jätetään yksin pähkäilemään tekniikan kanssa ja ihmiset hoitavat näitä sihteerin töitä vapaa-ajallaan, seurauksena on ongelmia.

– Tulee työmotivaation laskua ja uupumista. Lasku voi olla aika kova.

Missä ovat osaamisen
ja motivaation rajat?

Saukkonen arvioi, että säästöjen tavoittelussa on paikoitellen voitu mennä liian pitkälle. Auvisen mielestä yritysjohdon kannattaa pitää järki päässä ja miettiä, missä on ihmisten osaamisen ja motivaation rajat.

Myös vastarannan kiiskien olisi syytä elää ajassa. Saukkonen huomauttaa, että vaikka sähköposti mahdollistaa jopa liiallisen ja näennäisenkin informaation, se on sinänsä erinomainen keksintö.

– Tekniikka ja sen hyödyntäminen edistyy koko ajan. On hyvin vaikea ennustaa, millaista arki on työpaikoilla kymmenen vuoden kuluttua, Auvinen sanoo.

Entä miten sihteerien käy?

Rapp uskoo, että ilman sihteerien apua jäävillä on ongelmia, mutta sihteereille käy hyvin.

– Sihteerit työllistyvät erittäin hyvin. Jäsenemme ovat huippuammattilaisia.

Rappin mukaan assistenteilla on usein viestintään, markkinointiin tai henkilöstöhallintoon liittyviä tehtäviä, joita he hoitavat itsenäisesti. Monet saattavat edetä urallaan myös huomattavan vastuullisiin tehtäviin.