Näinkö se on: avokonttorissa jökötetään turhaan?

– Se on muoti-ilmiö, VTT:n erikoistutkija Kari Nissinen toteaa avokonttoreista.

Siitä huolimatta, että tuo amerikkalaisista poliisisarjoista tuttu, eläväinen työtila ei ehkä tuotakaan raikkaiden ideoiden tulvaa, tai edes säästöjä. Sen sijaan se häiritsee hälyllään monen työntekoa ja luo tunteen jatkuvasta valvonnasta.

The New York Times -sanomalehden mukaan vuosikymmenten tutkimus osoittaa, että ryhmän työn tehokkuus heikkenee sen kasvun myötä. Luovuus vaatii omaa rauhaa ja keskittymistä. Työpaikkojen pitäisi muistuttaa kahviloita, joissa voi välillä poiketa jutustelemaan muiden kanssa ja vetäytyä sitten omaan tilaansa.

Jäähyväiset omille
työpisteille

Ajatushautomo Demos Helsingin tutkija Aleksi Neuvonen on samoilla linjoilla The New York Timesin kanssa. Luovien ratkaisujen löytäminen on moniosainen prosessi. Yhdessä ideoinnin ja yksin pohtimisen jälkeen idea saattaa kristallisoitua kesken vapaa-ajan rientojen.

– Modernit toimistot suunnitellaan niin, että niissä on erilaisia työtiloja, joihin voi hakeutua tarpeen mukaan. Tietokoneet liikkuvat mukana, Neuvonen kuvaa.

Tulevaisuudessa omat, pysyvät työpisteet saattavat käydä vähiin. Kun tulet työpaikalle, voit napata läppärin kainaloon ja suunnata hiljaiseen tilaan, käydä välillä keskustelemassa työkavereiden kanssa ja lopuksi työskennellä itseksesi avoimessa tilassa.

Nimettyjen työpisteiden pitäminen on tarpeeton kuluerä, jos työntekijät viettävät vain osan päivästä työpaikalla ja suuri osa osa kuluu kokouksissa talon ulkopuolella.

Samalla ympäristönvaihdos luo impulsseja, jotka tehostavat työntekoa. Psykologit osoittivat jo 1900-luvun alkuvuosikymmeninä, että muutokset olosuhteissa parantavat työn tehoa. Näin siis riippumatta siitä, mihin suuntaan muutos tapahtuu.

Mobiiliteknologia vastaan
reviirinmuodostus

VTT:n Nissinen ei ole vakuuttunut liikkuvuuden ihanuudesta niillä työpaikoilla, joissa työt tehdään enimmäkseen paikan päällä.

Ihmiset muodostavat reviirejä. Työpisteet vuorataan sermeillä ja niiden seinät lasten kuvilla.

Neuvosen mukaan kiinnostus fyysistä ympäristöä kohtaan on selvässä nousussa. Halu esteettisiin kokemuksiin on kasvanut, ja kodit sisustetaan kauniiksi. Kun ymmärrys olosuhteiden vaikutuksesta työsuoritukseen lisääntyy, asiasta keskustellaan enemmän ja työtilojen miellyttävyys nousee valintakriteeriksi työpaikkaa valkattaessa.

VTT:n taannoisessa tutkimuksessa todettiin, että suomalaiset viihtyvät parhaiten muutaman hengen huoneissa. Avokonttoreissa ihmiset olivat kaikkein tyytymättömimpiä.

Edullisuus
pettää

Avokonttoreita pidetään kustannustehokkaana ratkaisuna. Tilaa saadaan halvalla ja nopeasti, ja sitä voidaan muunnella.

– Se on ihan älytöntä säästämistä, jos kustannusmielessä tuollaista tekee. Neliösäästöä on jonkun verran, mutta se kääntyy organisaatiota itseään vastaan, jos avokonttori ei sovikaan siihen työhön, VTT:n Nissinen sanoo.

Toimistotyössä toimitilojen osuus yrityksen kustannuksista on vähäinen. Lähtökohtana tulee olla työn luonteen määrittäminen.

– Toimitilojen pitäisi olla niin hyvät, että tuottavuus ei niistä aikanaan ole kiinni.

Myöskään muunneltavuus ei ole ainoastaan avokonttorin vahvuus.

– Nykytekniikalla muunkinlaisia ratkaisuja olisi helppoa ja edullista tehdä. Eihän se mikään ongelma ole.

Monet suuret firmat toimivat nykyään vuokratiloissa, jolloin päädytään helposti valmiiseen malliin. Omistajan etu on, että sama avokonttori sopii kaikille.

Lasiseinä
on ystävä

Yritykset tiedostavat tilojen merkityksen aiempaa paremmin, Space LAB -tilamuotoilu- ja arkkitehtitoimiston konseptisuunnittelija Annamari Kaminen sanoo. Erilaisilla tiloilla pyritään edistämään keskittymistä ja spontaaneja kohtaamisia. Paras on tila, joka palvelee useampaa eri tarkoitusta.

Avokonttori on järkevä ratkaisu, kun työntekijä viettää pöytänsä ääressä vain pienen osan päivästä. Se on myös oikeasti kätevä, kun tiedon on kuljettava sujuvasti.

Asiantuntemus on työpaikoilla pirstaloitunut lukuisille ihmisille. Kun kunkin työntekijän asiantuntemus kattaa vain kapean siivun kokonaisuudesta, tarvitaan vaivatonta viestintää.

Näköyhteyden säilyttäminen muihin tiimiläisiin on tärkeää. Siksi hälyä torjutaan lasiseinillä. Avoin tila jaetaan hyllyillä työpisteisiin, kirjastoihin ja rupattelunurkkauksiin. Keskittymistä vaativia tehtäviä varten pyydetään myös erillisiä huoneita.

Heltymätöntä keskittymistä vaativat työt moni tekee kuitenkin kotona.

– Silti tätä ajattelua ei voisi tehdä ilman kaikkea sitä tietoa ja virikemäärää, mikä saadaan kohtaamisissa ja spontaaneissa tiedonvaihdoissa, Kaminen sanoo.

(Oikaisu: Demosin tutkijan nimi on Aleksi Neuvonen, ei Nieminen, kuten jutussa aluksi väitettiin.)