Harva yritys osaa muuttaa

Taloussanomat julkaisee tutkimusmaailmasta-sarjassa Aalto-yliopiston tutkijoiden ja professoreiden kirjoituksia ajankohtaisista aiheista.

Yksittäisen yrityksen näkökulmasta muuttoprosessi ei kuitenkaan ole arkipäivää. Näin ollen harvoille yrityksille kehittyy tarvittavaa osaamista hoitaa tätä strategisesti merkittävää prosessia itse. Tee se itse -mentaliteetti vallitsee, ja ongelmien kanssa painitaan yksin. Miksi?

Uudelleensijoittumisprosessilla tarkoitetaan yrityksen tai sen osan toimintojen siirtämistä paikasta toiseen. Sijainti- ja tilapäätöksellä yritys määrittää omaa toimintaympäristöään pitkälle tulevaisuuteen. Näin ollen uudelleensijoittumiseen liittyy aina riskejä, mutta se tarjoaa samalla mahdollisuuden uudistukseen. Käsitys markkinoilla on kuitenkin se, että harvassa yrityksessä tunnistetaan uudelleensijoittumista strategisesti tärkeäksi prosessiksi.

Päätökset tehdään usein puutteellisen informaation perusteella fiilis-pohjalta, ja suurin painoarvo annetaan lyhytaikaisille taloudellisille tekijöille. Neliövuokria verrataan keskenään, huomioimatta neliöiden toiminnallisuutta, laatua ja niiden mukana tulevia palveluita. Sen lisäksi pohditaan ainoastaan mihin muutetaan, eikä sitä miten muutetaan.

Onnistunut muutto
vaatii osaamista

Uuden toimistotilan hankinta on verrattavissa uuden IT-järjestelmän käyttöönottoon. Kuvitelkaa tilanne, jossa yritys on hankkimassa uutta asiakkuudenhallintajärjestelmää. Johdon assistenttia pyydetään etsimään mahdollisimman edullinen järjestelmä, ja mahdollisimman nopeasti tietysti.

Järjestelmällä tulee olla käyttökapasiteetti 200 käyttäjälle (joka vastaa yrityksen nykyistä henkilöstömäärää, kasvuvaraa ei ole huomioitu), muita vaatimuksia järjestelmälle ei juurikaan aseteta. Järjestelmän hankinnasta tiedotetaan henkilöstölle sähköpostitse, ja se otetaan käyttöön ilman minkäänlaista ohjeistusta tai koulutusta. Projekti on tuomittu epäonnistumaan.

Vastaava tilanne on kuitenkin arkipäivää yritysten muuttaessa uusiin toimitiloihin. Päätöksiä tehdään kiireellä, miettimättä aidosti organisaation tarpeita ja sitä, minkälaiset tilat palvelisivat yrityksen ydintoimintoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Vaikka uudelleensijoittumisella on kauaskantoisia vaikutuksia henkilöstöön, ei heitä osata ottaa huomioon. Kärjistäen voi sanoa, että projektia koordinoi se henkilö, joka oman olohuoneen sisustuskokemuksella todettiin pätevimmäksi tehtävään. Pärjätään itse -mentaliteetin mukaisesti ei haluta eikä osata pyytää ulkopuolista apua.

REPBU etsii
ratkaisuja haasteisiin

Relocation processes and business (Repbu) projektin päätavoite on kartoittaa onnistuneen uudelleensijoittumisen elementit. Tavoitteen saavuttamiseksi pyritään ymmärtämään yritysten toimintalogiikkaa, kun mahdollinen tarve muuttaa on yrityksen sisällä tunnistettu. Sen lisäksi pyritään osoittamaan muuttoprosessin vaikutuksia organisaatioon.

Tieteellisten tulosten lisäksi, projektin tuloksia hyödynnetään yritysten muuttoprosessiin liittyvien uusien palveluiden ja toimintamallien kehittämisessä ja näiden levittämisessä Suomen markkinoille. Asiantuntija-apua muuttoprosessiin onkin jo nyt tarjolla esimerkiksi tenant representation, eli vuokralaisneuvonantopalveluiden muodossa.

Tällaiset palvelut ovat rantautumassa Suomen markkinoille kiinteistöalan konsulttiyritysten tarjoamina. Tällä hetkellä apua osataan kuitenkin hakea aivan liian harvoin, joten projektissa pyritään myös lisäämään yritysten tietoisuutta muuttoprosessin riskeistä ja mahdollisuuksista.

Projekti toteutetaan Aalto‐yliopiston kiinteistöliiketoiminnan ja rakennetun ympäristön palvelut -tutkimusryhmien yhteisprojektina.  

Peggie Rothe
Tutkija, Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu

Matti Christersson
Tutkija, Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu

Miikka Putto
Tutkimusassistentti, Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulu