Järjetöntä menoa! Tietokone on kuin 50 kilon lapio

Tietoyhteiskunnan illuusio on, että tekniikkaa sujuvoittaa ihmisten työtä. Todellisuudessa tilanne on usein päinvastoin: työ tökkii teknisten ongelmien takia.

– Systeemi työpaikoilla on mennyt järjettömäksi. Työvälineiden käytettävyys on valitettavan huonoa, sanoo erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksen Aivot ja työ -tutkimuskeskuksesta.

Hän on käynyt lukuisilla työpaikoilla ja hänen mukaansa joka paikassa tuntuu olevan ongelma, että työkalut eivät ole käteviä.

– Välillä vaikuttaa siltä, että töitä tehdään kuin 50 kilon lapiolla, jossa varsi on kiinnitetty väärään paikkaan.

Jotkut systeemit ovat suorastaan kelvottomia. Niiden oppiminen voi viedä kohtuuttomasti aikaa ja työntekijöiden oletetaan hallitsevan asioita, jotka eivät mitenkään kuulu heidän ydintehtäväänsä.

Käytössä on järjestelmiä, jotka eivät sovi kyseiseen työhön tai eivät ole johdonmukaisia. Ongelmana on myös eri ohjelmien yhteensopimattomuus. Pelkästään siihen, että ihmiset joutuvat sukkuloimaan eri logiikalla toimivien järjestelmien välillä ja pohtimaan, millä näppäimillä mitäkin toimintoja tässä ohjataan, tuhrautuu aikaa.

– Tällaisessa pomppimisessa tehtävä vie henkilöstä riippuen 10–30 prosenttia enemmän aikaa verrattuna siihen, että järjestelmät toimisivat johdonmukaisesti, Kalakoski sanoo.

Neuvolassa voidaan keskittyä
tietokoneeseen eikä lapseen

Työterveyslaitos aloittelee tutkimusta siitä, miten työtä voitaisiin sujuvoittaa ja saada siitä kustannustehokasta. Toistaiseksi voidaan vain arvella, kuinka  paljon yrityksille tulee kustannuksia turhasta ähräämisestä.

Kalakoski huomauttaa, että Työ- ja terveys Suomessa 2009 -tutkimuksen perusteella kolme neljäsosaa suomalaisista käyttää työssään mikrotietokonetta tai päätettä. Kolmasosa on koneen ääressä yli neljä tuntia päivässä.

Esimerkiksi palvelu-, myynti- ja hoitotyössä tietotekniikan käyttäjien määrä on kymmenessä vuodessa lähes kaksinkertaistunut. Hoitotyössä kaksi kolmasosaa käyttää tietotekniikka.

Kalakosken mielestä välillä syntyy absurdeja tilanteita.

– Neuvolassa saattaa huomata istuvansa katsomassa, kun hoitaja käyttää tietokonetta.

Matkalaskut voisi olla
halvempaa jättää sihteerille

Uutta ohjelmaa voidaan kaupata yritykselle esimerkiksi tiedolla, jonka mukaan se nopeuttaa tehtävän suorittamista kymmeneksen. Jos järjestelmän hankkijat eivät mieti, mitä ohjelmalta vaaditaan kyseisessä yrityksessä, ohjelman hyöty voi olla kyseenalainen.

– Kun räätälöidystä käytettävyydestä ei haluta maksaa, ostos tulee lopulta kalliiksi, Kalakoski sanoo.

Tekniikka voi laajentaa työn kuvaa. Monessa firmassa työntekijät itse laittavat työmatkojensa, työaikajärjestelyjensä ja lomiensa tiedot niiden hallintajärjestelmiin. Usein ne vaativat omaa ammattitaitoaan kuten kirjanpitotermien tai verotuksen hallintaa.

Harvoin järjestelmiä käyttävältä työntekijältä tuhrautuu tietojensa täyttämiseen paljon aikaa, kun rutiinia ohjelmien käyttämiseen ei ole päässyt syntymään.

– Ohjelmista, joilla kuviteltiin säästettävän parin ihmisen palkka, syntyy valtavasti kustannuksia, Kalakoski kuvaa.

Hänen mukaansa erityistaitoja vaativia ja hankalia ohjelmia ei kannata opettaa isolle joukolle, vaan on järkevämpää, että muutama ihminen hoitaa asiat keskitetysti. Rutiinit hallitsevalla voi mennä vain hetki tehtävään, johon toinen käyttää kymmeniä minuutteja.

Kalakoski kertoo esimerkin Työterveyslaitoksen julkaisujärjestelmästä. Se on hänen mukaansa niin heikkokäyttöinen, että ensimmäisellä kerralla jutun kirjoittajalla menee kolme varttia tietojen syöttämiseen. Harjaantuneeltakin tehtävä vaatii vähintään vartin. Laitoksella kirjoitetaan toista tuhatta julkaisua vuodessa eli tietojen syöttämiseen menee yhteensä melkoisesti aikaa.

– Missä tahansa työpaikassa voitaisiin laskea, miten paljon jonkun järjestelmän käyttämiseen menee aikaa. Tuloksena voi olla, että siihen uppoaa yhteensä työvuosi.

Harvoin tarvittavia ohjelmia
ei kannata opettaa kaikille

Jotta aivot eivät kuormittuisi liikaa, ne poistavat jatkuvasti turhaa tietoa. Tämä tarkoittaa, että ihminen oppii hitaasti, mutta unohtaa nopeasti. Siksi ei voida olettaa, että päivän excel-kurssin jälkeen henkilö hallitsisi ohjelman – varsinkaan jos hän käyttää ohjelmaa satunnaisesti.

Harvalla työpaikalla annetaan aikaa kurssilla opittujen tietojen harjoitteluun ja mieleen palauttamiseen, mikä tarkoittaa, että opit unohtuvat saman tien.

Kalajoki kyseenalaistaa muutenkin monessa yrityksessä vallitsevan opetustavan, jossa istutaan puoli päivää tietokoneluokassa opettelemassa uutuuksia. Pääsääntöisesti tällaisiin kursseihin pakataan aivan liikaa tietoa, jotta niitä olisi mahdollista omaksua.

On tavallista, että läheskään kaikkia ohjelmia ei opeteta työntekijöille. Heidän vain kuvitellaan hallitsevan erilaiset koneensa hienoudet ja käyttävän niitä. Moni on yrityksen ja erehdyksen kautta oppinut selviytymään töistään, mutta ei välttämättä tee tehtäviään ollenkaan joutuisimmalla tai käytännöllisimmällä tavalla. 

Tämä koskee myös puhelimia. Moni työnantaja on hankkinut väelleen älypuhelimia, mutta ei ole piitannut niiden käytön opettamisesta. Jos puhelimen saloja ei pysty opettelemaan työaikana, ne jäävät usein saloiksi. 

DNA:n ja Nokian talvella julkistaman tutkimuksen mukaan älypuhelimen omistajista noin puolet hyödyntää puhelimensa ominaisuuksia esimerkiksi internetin käyttämiseen, sähköpostiin, navigointiin tai musiikin kuunteluun. Pääosa käyttää laitettaan vain puhumiseen ja tekstiviestien lähettämiseen ja ehkä kalenterina ja kamerana.

Stressi vähentää
tuottavuutta entisestään

Ihmisten suhde tietotekniikkaan vaihtelee valtavasti. Osa opettelee heti kaiken innoissaan, osalle tekniset vempaimet ovat työkaluja, joita on pakko käyttää.

Varsinkin jälkimmäistä porukkaa tietotekniikka stressaa. Mitä enemmän heiltä kuluu työaikaa toissijaiseen puljaamiseen, sitä enemmän heitä ärsyttää ja ahdistaa. Työkalujen ontuva käyttö lisää kiirettä ja painetta. Tämä näkyy tuottavuudessa.

Tietotekniikkaan liittyvä tiedon tulva voi osaltaan heikentää tuottavuutta. Kalakosken mielestä sen hallinnasta olisi syytä keskustella, jotta ihmiset pystyisivät keskittymään itse työhönsä. Hän kertoo, että 45 prosenttia työntekijöistä kertoo, että työssä on jatkuvasti tai melko usein haitallisia keskeytyksiä. Tämä koettelee muistia ja vaikeuttaa keskittymistä.